Liste De Contrôle Pour Des Réunions Virtuelles Réussies

AVANT DE COMMENCER

Créez un environnement de réunion propre
- Supprimez les distractions.
- Choisissez un fond neutre.
- Si vous le pouvez, allez dans une pièce séparée.
Si vous êtes à la maison
- Dites à votre famille que vous êtes en réunion.
- Mettez un panneau que vos enfants comprennent aussi.
Utilisez un casque au lieu d' un micro sur un ordinateur portable ou un PC
- Pour garantir une qualité audio optimisée.
Choisissez le bon outil
- Zoom, Skype, Google Hangout : sélectionnez l'outil adapté à votre objectif.
Compte pour le téléchargement, l'installationet le test Temps
- Testez vos paramètres audio et vidéo.
- Familiarisez-vous avec les principales fonctionnalités : vidéo, audio, muet, partage d'écran.
Pensez à des alternatives
- Offrez des options d'appel standard via les lignes de conférence téléphonique traditionnelles.
Pour les réunions comptant plus de 4 participants
- Désignez un modérateur.
- Les fournisseurs tels que Zoom permettent aux participants de "lever la main".
Focus
- Partagez à l'avance les règles de base des réunions virtuelles.
- Fixez et communiquez des objectifs clairs et envoyez un ordre du jour à l'avance.

LORS DE RÉUNIONS VIRTUELLES

Optimisez votre bande passante
- Demandez aux participants de n'activer la vidéo QUE pendant les deux premières et les deux dernières minutes.
Commencez par un brise-glace
- Tout le monde doit prendre la parole au début, même si ce n'est qu'un bref "bonjour".
Optimisez le temps
- Tenez-vous-en à 45 minutes, prévoyez des pauses, ne dépassez pas 90 minutes.
Un à la fois
- Optimisez la participation et la prise de décision grâce à la règle du "un à la fois".
Utilisez les commentaires en ligne
- Utilisez la fonctionnalité de chat. Pour les réunions plus importantes, demandez à une personne de s'occuper de la modération.
- Conseil : Des applications comme Poll Everywhere permettent de générer des commentaires à la demande sur des sujets spécifiques en temps réel.