VOR DEM MEETING
- Schaffen Sie eine ideale Umgebung
- Reduzieren Sie alles was ablenkt.
- Wählen Sie einen neutralen Hintergrund.
- Nutzen Sie wenn möglich einen separaten Raum.
- Wenn Sie zu Hause sind
- Informieren Sie Ihre Familie, dass Sie in einer Besprechung sind.
- Hängen Sie ein Schild an die Türe, das auch Ihre Kinder verstehen.
- Verwenden Sie ein Headset anstelle eines PC oder Laptop-Mikrofons
- Damit sorgen Sie für eine optimierte Audioqualität.
- Wählen Sie das richtige Tool
- Zoom, Skype, Google Hangouts: wählen Sie das für den Einsatz am besten geeignete Tool.
- Berücksichtigen Sie die Zeit für Download, Installations- und Testzeiten
- Testen Sie Ihre Audio- und Videoeinstellungen.
- Machen Sie sich mit den wichtigsten Funktionen vertraut: Video/Audio, Stummschaltung, Bildschirmfreigabe.
- Denken Sie an Alternativen
- Bieten Sie auch Einwahloptionen via traditioneller Konferenzleitungen an.
- Bei Sitzungen mit mehr als 4 Teilnehmern
- Bestimmen Sie einen Moderator.
- Anbieter wie beispielsweise Zoom erlauben es den Teilnehmern, «die Hand zu heben».
- Fokussieren
- Teilen Sie Grundregeln für virtuelle Meetings im Voraus.
- Setzen und kommunizieren Sie klare Ziele und senden Sie eine Agenda im Voraus.
WÄHREND VIRTUELLEN MEETINGS
- Optimieren Sie Ihre Bandbreite
- Bitten Sie die Teilnehmer, die Kamera NUR während der ersten und der letzten zwei Minuten zu aktivieren.
- Beginnen Sie mit einem Icebreaker
- Jeder soll am Anfang etwas sagen; auch wenn es nur ein kurzes “Hallo” ist.
- Optimieren Sie die Zeit
- 45 Minuten am Stück sind lang genug, bauen Sie Pausen ein, überschreiten Sie nicht 90 Minuten.
- Einer nach dem anderen
- Beteiligung und Entscheidungsprozesse funktionieren am besten mit der Regel “einer nach dem anderen”.
- Nutzen Sie Online-Feedback
- Nutzen Sie Chat-Funktionen. Lassen Sie bei grösseren Meetings jemanden die Moderation übernehmen.
- Tipp: Apps wie Poll Everywhere bieten die Möglichkeit, zu bestimmten Themen On-Demand-Feedback in Echtzeit zu erhalten.
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