VOR DEM MEETING

• Schaffen Sie eine ideale Umgebung
  - Reduzieren Sie alles was ablenkt.
  - Wählen Sie einen neutralen Hintergrund.
  - Nutzen Sie wenn möglich einen separaten Raum.
• Wenn Sie zu Hause sind
  - Informieren Sie Ihre Familie, dass Sie in einer Besprechung sind.
  - Hängen Sie ein Schild an die Türe, das auch Ihre Kinder verstehen.u
• Verwenden Sie ein Headset anstelle eines PC oder Laptop-Mikrofons
  - Damit sorgen Sie für eine optimierte Audioqualität.
• Wählen Sie das richtige Tool
  - Zoom, Skype, Google Hangouts: wählen Sie das für den Einsatz am besten geeignete Tool.
• Berücksichtigen Sie die Zeit für Download, Installations- und Testzeiten
  - Testen Sie Ihre Audio- und Videoeinstellungen.
  - Machen Sie sich mit den wichtigsten Funktionen vertraut: Video/Audio, Stummschaltung, Bildschirmfreigabe.
• Denken Sie an Alternativen
  - Bieten Sie auch Einwahloptionen via traditioneller Konferenzleitungen an.
• Bei Sitzungen mit mehr als 4 Teilnehmern
  - Bestimmen Sie einen Moderator.
  - Anbieter wie beispielsweise Zoom erlauben es den Teilnehmern, «die Hand zu heben».
• Fokussieren
  - Teilen Sie Grundregeln für virtuelle Meetings im Voraus.
  - Setzen und kommunizieren Sie klare Ziele und senden Sie eine Agenda im Voraus.

WÄHREND VIRTUELLEN MEETINGS

• Optimieren Sie Ihre Bandbreite
  - Bitten Sie die Teilnehmer, die Kamera NUR während der ersten und der letzten zwei Minuten zu aktivieren.
• Beginnen Sie mit einem Icebreaker
  - Jeder soll am Anfang etwas sagen; auch wenn es nur ein kurzes “Hallo” ist.
• Optimieren Sie die Zeit
  - 45 Minuten am Stück sind lang genug, bauen Sie Pausen ein, überschreiten Sie nicht 90 Minuten.
• Einer nach dem anderen
  - Beteiligung und Entscheidungsprozesse funktionieren am besten mit der Regel “einer nach dem anderen”.
• Nutzen Sie Online-Feedback
  - Nutzen Sie Chat-Funktionen. Lassen Sie bei grösseren Meetings jemanden die Moderation übernehmen.
  - Tipp: Apps wie Poll Everywhere bieten die Möglichkeit, zu bestimmten Themen On-Demand-Feedback in Echtzeit zu erhalten.

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