Checkliste für erfolgreiche virtuelle Meetings

VOR DEM MEETING

  • Schaffen Sie eine ideale Umgebung
    – Reduzieren Sie alles was ablenkt.
    – Wählen Sie einen neutralen Hintergrund.
    – Nutzen Sie wenn möglich einen separaten Raum.
  • Wenn Sie zu Hause sind
    – Informieren Sie Ihre Familie, dass Sie in einer Besprechung sind.
    – Hängen Sie ein Schild an die Türe, das auch Ihre Kinder verstehen.
  • Verwenden Sie ein Headset anstelle eines PC oder Laptop-Mikrofons
    – Damit sorgen Sie für eine optimierte Audioqualität.
  • Wählen Sie das richtige Tool
    – Zoom, Skype, Google Hangouts: wählen Sie das für den Einsatz am besten geeignete Tool.
  • Berücksichtigen Sie die Zeit für Download, Installations- und Testzeiten
    – Testen Sie Ihre Audio- und Videoeinstellungen.
    – Machen Sie sich mit den wichtigsten Funktionen vertraut: Video/Audio, Stummschaltung, Bildschirmfreigabe.
  • Denken Sie an Alternativen
    – Bieten Sie auch Einwahloptionen via traditioneller Konferenzleitungen an.
  • Bei Sitzungen mit mehr als 4 Teilnehmern
    – Bestimmen Sie einen Moderator.
    – Anbieter wie beispielsweise Zoom erlauben es den Teilnehmern, «die Hand zu heben».
  • Fokussieren
    – Teilen Sie Grundregeln für virtuelle Meetings im Voraus.
    – Setzen und kommunizieren Sie klare Ziele und senden Sie eine Agenda im Voraus.

 

WÄHREND VIRTUELLEN MEETINGS

  • Optimieren Sie Ihre Bandbreite
    – Bitten Sie die Teilnehmer, die Kamera NUR während der ersten und der letzten zwei Minuten zu aktivieren.
  • Beginnen Sie mit einem Icebreaker
    Jeder soll am Anfang etwas sagen; auch wenn es nur ein kurzes “Hallo” ist.
  • Optimieren Sie die Zeit
    45 Minuten am Stück sind lang genug, bauen Sie Pausen ein, überschreiten Sie nicht 90 Minuten.
  • Einer nach dem anderen
    Beteiligung und Entscheidungsprozesse funktionieren am besten mit der Regel “einer nach dem anderen”.
  • Nutzen Sie Online-Feedback
    Nutzen Sie Chat-Funktionen. Lassen Sie bei grösseren Meetings jemanden die Moderation übernehmen.
    – Tipp: Apps wie Poll Everywhere bieten die Möglichkeit, zu bestimmten Themen On-Demand-Feedback in Echtzeit zu erhalten.

 

 

Finden Sie die checkliste hier